Grundsätze der Buchführung

Unabhängig von der Art der Buchführung gelten die folgenden Grundsätze immer:

Belegpflicht

Dies ist eine eiserne Regel: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Zu jedem Zahlungsfluss muss ein schriftlicher oder elektronischer Beleg existieren und per Nummer oder Bezeichnung mit diesem verknüpft sein. Existiert keine Rechnung oder Quittung, können Eigenbelege erstellt werden, aber diese müssen vor einem Prüfer (in der Regel des Finanzamts) bestand haben. Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt zehn Jahre.

Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen. Außerdem sollen sie nach Geschäftsfällen systematisiert sein. Damit die Lückenlosigkeit der Belege nachgewiesen werden kann, sollten fortlaufende Belegnummern vergeben werden.

Die Belegarten

Die wichtigsten Belege im Online-Handel sind Rechnungen – und zwar Ausgangsrechnungen, also Rechnungen die das Unternehmen verlassen und für die es (in der Regel von seinen Kunden) Zahlungen erhält.

Eingangsrechnungen, also Rechnungen, die das Unternehmen erhält und bezahlen muss (in der Regel von seinen Lieferanten, aber auch von Dienstleistern, wie Spediteuren).

Weitere häufige Belegarten sind
• Gutschriften
• Kassenbewegungen (Bartransaktionen)
• Lohn- und Gehaltsrechnungen

Alle diese Belege sind nach Zeitabschnitten zu sortieren und lückenlos zu erfassen.